تعتبر وظيفة المساعد الافتراضي virtual assistant  من الوظائف التي انتشرت مؤخراً مع تطور الإنترنت.

ومع تشعب وتعدد الوظائف أصبح رجال الأعمال وأصحاب الشركات بحاجة إلى مساعد يحمل عنهم عبء المهام البسيطة والسهلة لكن المهمة.

لكي يوفروا المزيد من الوقت والتركيز للمهام الأكبر أو الأصعب.

 

فمن هو المساعد الافتراضي virtual assistant؟ ما هي أهميته ووظائفه التي يقوم بها؟ ما هي المهارات التي تحتاجها لكي تصبح مساعداً إفتراضياً؟

وأين تجد فرص عمل كمساعد إفتراضي؟

 

في أركان هذا المقال سنجيب على هذه الأسئلة، فاستعد يا عزيزي القارىء لجرعة من المعلومات القيمة والمفيدة عن هذا المجال الواعد وجهز دفتر ملاحظاتك لتدوين أفكارك.

 

تعريف المساعد الافتراضي virtual assistant

 

المساعد الافتراضي virtual assistant هو موظف يعمل عادةً عن بُعد -ليس من مقر العمل- لصالح مؤسسات كالشركات، أو لصالح الأفراد كرواد ورجال الأعمال.

تتلخص طبيعة العمل والوظائف المطلوبة في القيام بمهام معينة يتم الاتفاق عليها بموجب العقد الذي يبرمه المساعد الافتراضي مع الجهة التي سيعمل لديها.

تكون هذه المهام عادةً مهام مكتبية، تقديم حلول لمشكلات تقنية أو مشكلات متعلقة بالجداول أو التنظيم العام بشكل مبتكر.

 

أيضاً يُعد المساعد الافتراضي شريك استراتيجي و قائداً خلف الأضواء.

فهو يضيف قيمة بجعل حياة عملائه أسهل وأكثر سلاسة. وذلك لأن من احدى صفاته هي تعدد المهارات التي تمكنه من أداء عمله باستخدام أدوات معينة.

ويجب أن يحمل فكراً يتصف بالنمو والتطور المستمرين، و بالمرونة ورد الفعل الإيجابي تجاه العقبات.

 

وذلك ما يفسر لنا أهمية أن يمتلك المساعد الافتراضي قدرً لا بأس به من المهارات المتنوعة والمختلفة لتساعده على الإلمام بجميع المهام وإيجاد حلول لها، وإنجازها على نحو سريع- وهذا ما سنتطرق له في جزء لاحق من هذا المقال-.

 

ولكن متى بدأت مهنة المساعد الافتراضي virtual assistant في الظهور والانتشار؟ 

 

كما ذكرنا سلفاً أن وظيفة المساعد الافتراضي تطورت مع تطور التكنولوجيا والإنترنت.

ولكن بداية هذه المهنة تحديداً كانت منذ عام 1990 وهو التاريخ الذي يوافق ظهور الإنترنت أيضاً.

 

ويرى الخبراء أن فرص انتشار وازدياد هذه المهنة وصل لمعدل 28.42% كل عام، من عام 2022 وحتى عام 2028.

 

أهمية و مهام المساعد الافتراضي virtual assistant

تختلف مهام المساعد الافتراضي باختلاف متطلبات العملاء، واختلاف بنود التعاقد.

 

فهناك من يطلب مساعداً افتراضياً يقوم بالأعمال المكتبية والرد على المكالمات الهاتفية وتنظيم المواعيد، ومنهم من يتعمق ويدير جدول أعمال العميل بالكامل مثل:

 

حجوزات السفر والطيران، جدولة الاجتماعات وأخذ الملاحظات، إدارة حسابات العميل الشخصية مثل الإيميلات وغيرها الكثير من المهام المتعددة.

 

وهناك أيضاً مساعدين افتراضيين متخصصين في أداء مهام معينة.

كالقيام بإنجاز مهام مرتبطة بمجال معين مثل: الجرافيك ديزاين، كتابة التدوينات، السوشيال ميديا، وخدمات التسويق المختلفة.

 

أهمية المساعد الافتراضي virtual assistant

بالإضافة إلى ذلك، هناك الكثير من مواطن الأهمية التي يوفرها المساعد الافتراضي لعملائه باختلاف المهام التي يقوم بها أو باختلاف مهاراته ويمكن تلخيصها في النقاط التالية:

 

توفير الوقت و الجهد:  يعتبر رواد الأعمال الناجحون الوقت ثروة لا تقل أهمية عن الثروة المالية.

فالحفاظ على الوقت وإدارته بشكل يتناسب مع الأعمال المراد إنجازاها، يعني تخصيص المزيد من الوقت في تطوير وتوسيع الأعمال، والتركيز أكثر على العمل على إدارة علاقات العمل مع أصحاب الشركات الأخرى التي سوف تؤدي بدورها إلى مزيد من الربح الغير مباشر.

 

وهذا ما يقدمه المساعد الافتراضي، فهو يساعد عملائه على توجيه طاقاتهم وتركيزهم الكامل على المهام الصعبة والمعقدة.

وعدم الالتفات إلى صغائر الأمور، وذلك بالقيام بهذه الأعمال الترتيبية على أكمل وجه وصورة.

 

ولا يعني هذا أن تلك المهام البسيطة التي يقوم بها المساعد الافتراضي ليس لها قيمة أو فائدة تذكر.

بل العكس لأنها تصب في مصلحة العميل وتؤثر أيضاً في مدى جودة وتنظيم العمل بشكل عام.

 

وبالتالي فإنها تؤثر على الأهداف المرجوة ومدى تحقيقها.

مميزات تعيين مساعد افتراضي virtual assistant

مرونة التوظيف

كما أشرنا سابقاً أن المساعد الافتراضي يسير وفق خطة أو جدول أعمال يتم تحديده مسبقاً مع العميل.

 

ومن أوجه هذه المرونة طريقة العمل، فهناك من يعمل بنظام تحديد عدد ساعات معين فيكون له عدد ساعات يومياً أو أسبوعياً يباشر فيها عمله.

 

وهناك من يعمل بنظام المهام المحددة أو التاسكات ويكون المطلوب منه إنجاز عدد معين من التاسكات في مدة زمنية محددة.

 

ويكون هذا كله وفق متطلبات العميل، فهو من يحدد مدى تعمق ومدى صلاحية المساعد الافتراضي، ومدى إشراكه في خطة العمل.

 

ويكون أيضاً بيد العميل قدر المعلومات والبيانات التي يستطيع المساعد الافتراضي معرفتها والاطلاع عليها بل واستخدامها وتداولها أيضاً بأي شكل من الأشكال.

 

وبإمكان العميل قبل توظيف مساعد افتراضي وضع عدداً من القواعد المفصلة التي يريد أن يتبعها مساعده الافتراضي.

وذلك تجنباً لأي أخطاء محتملة من جانب المساعد الافتراضي.

 

أجور منخفضة نسبياً

تُعد هذه الميزة من أكثر المميزات التي يبحث عنها أغلب رواد الأعمال.

 

فالحصول على مساعد افتراضي بمثابة الذراع الأيمن للعميل، والذي يعاونه في الكثير من الأمور بدقة ويوفر له الوقت والجهد وايضاً المال.

لأمر في غاية الأهمية بالنسبة لرب عمل منشغل بكثير من التفاصيل المُلِحة.

 

ولا يُعتبر انخفاض أجر المساعد الافتراضي نسبياً نوعاً من أنواع التقليل من مهمته أو جهده المبذول في إتمام وظائفه.

بل يأتي هذا الانخفاض تبعاً لأنها تعتبر وظيفة تكميلية سَلسة.

 

حيث يمكن أن يمتهن هذه الوظيفة الطلاب، أو أي شخص أخر بجانب عمله الأساسي، أو أي شخص يمتلك قدر من الوقت ويريد استغلاله بشكل مفيد.

 

ويمكن تفسير أسباب انخفاض أجر المساعد الافتراضي بوضوح أكثر إلى عدد من العوامل منها:

 

تقليل تكاليف العمل

فالمساعد الافتراضي يعمل من المنزل عبر الإنترنت.

 

فلا يتطلب مكتباً أو أجهزة تقنية كأي موظف يعمل من موقع العمل في الشركة أو المصنع أو أياً كانت مؤسسته أو جهة عمله.

 

وهذا يوفر الكثير من المال للعميل.

 

عدم الحصول على مميزات الموظف الفعلي

مما لا شك فيه أن المساعد الافتراضي يقوم بالاتفاق على كافة بنود العمل مع العميل قبل الشروع في العمل الفعلي.

لكي تكون جميع الأمور واضحة لجميع الأطراف.

 

ولكن إحدى أبرز أسباب انخفاض أجر المساعد الافتراضي هو عدم الحصول على كافة الخدمات كأي موظف فعلي في العمل، لأنه يعمل بدوام جزئي.

 

وتتمثل هذه الخدمات في التأمينات الاجتماعية، والضرائب،والعمل بدوام كامل.

 

ويأتي هنا وقت شرح أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها المساعد الافتراضي لكي يحصل على عملاء ويبدأ رحلة عمله.

 

كيف تصبح مساعداً افتراضياً virtual assistant؟ 

ليس بالضروري أو الإلزام أن يكون المساعد الافتراضي يا عزيزي القارئ شخص له خبرة في العمل الإداري أو التنظيمي.

إن كانت له خبرات سابقة في هذا الصدد فذلك أمر مفيد ولكن ليس إلزامي.

 

بل يجب أن يمتلك من المهارات ما يؤهله لإدارة وتنفيذ العديد من المهام التي ستكون محورية بدورها لعملائه.

 

وفي هذا الجزء من المقال سوف نستعرض بعضاً من المهارات الهامة التي يجب أن يكتسبها المساعد الافتراضي.

لينفذ مهامه بطريقة مبتكرة ومناسبة.

ويمكن أن نقسم تلك المهارات إلى نوعين من المهارات: تقنية، وشخصية.

 

مهارات تقنية يجب أن يمتلكها المساعد الافتراضي virtual assistant

كما أوضحنا سابقاً أن المساعد الافتراضي لا يتحتم عليه أن يجيد كل أنواع المهارات والتخصصات.

ولا يفترض عليه أيضاً أن يحمل شهادة تعليمية لتخصص ما معين.

 

بل ما يميز هذا المجال أنه يعتمد على المهارات والكفاءات التي اكتسبها وامتلكها المساعد الافتراضي.

سواء من مجال دراسته الفعلية، أو من دورات تدريبية أخذها، أو من أي وسيلة تعليمية مختلفة.

 

والجدير بالذكر أن ما يحدد ما إذا كان الشخص يستطيع أن يعمل كمساعد افتراضي،

هو قدرته الكاملة على القيام بالأعمال المطلوبة منه بدقة ومهارة.

 

ولكن يمكننا أن نلخص المهارات التقنية وهي المهارات المطلوبة لتنفيذ تاسكات معينة بطريقة معينة أيضاً.

والتي يجب أن يمتلكها المساعد الافتراضي كالتالي:

 

• يجب أن يكون ملماً بمهارات الحاسوب المختلفة.
• أن يكون مطلع دائماً على التطورات التكنولوجية المحتملة، ويعرف تحديثات الأدوات والبرامج أول بأول.
• أن يمتلك مستوى عالي من الكفاءة والإجادة للأنظمة التكنولوجية، وبرامج إدارة الأعمال. كبرامج إنشاء الجداول، وبرامج تنظيم البيانات.
• عليه أيضاً استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي المختلفة والتي من الممكن أن تعينه في تنفيذ مهماته، وجعلها أكثر سلاسة وسرعة. تذكر يا عزيزي القارىء أن العمل بذكاء سيوفر الكثير من العناء والجهد.

 

مهارات شخصية مهمة للمساعد الافتراضي virtual assistant

 

 كما شرحنا عدداً من المهارات التقنية التي يجب على المساعد الافتراضي أن يتقنها، فهناك أيضاً صفات شخصية عليه أن يكتسبها.

 

ولا تقل أهمية المهارات الشخصية عن المهارات التقنية بأي درجة كانت، فالمهارات التقنية هي ما تحدد كيفية انجاز المهام وتنفيذها.

 

أما المهارات الشخصية هي ما تجعل من المساعد الافتراضي موظفاً فعالً ومؤثر في بيئة العمل.

ليس مجرد شخص يقوم بتنفيذ ما يُملى عليه من مهام  واوامر، مثل:

 

• أن يمتلك عقلية تحب النمو والتطور المستمر، وتتميز هذه العقلية بأن أصحابها يعتقدون بأن مهاراتهم قابلة للتجدد والنمو والتطور المستمر.
• أن يتحلى بالصبر، الصبر ليس فقط على أداء المهام وإنجازها، ولكن على تحمل مسئولية الوصول للأهداف طويلة المدى.
• إتقان مهارات التواصل، وتُعد هذه الصفة من الصفات المهمة ليس فقط في مجال عمل المساعد الافتراضي، بل هي من الصفات التي نحتاج إلى إتقانها في شتى مجالات حياتنا المختلفة.
• يحمل فكر استباقي، وهذا يعني أن يكون المساعد الافتراضي متيقظ لأي مشكلة قد تحدث، والعمل على حلها وتسويتها قبل حدوثها. بمعنى أخر أن يكون المساعد الافتراضي هو الفعل وليس رد الفعل تجاه الأزمات أو المشكلات.
• افهم عميلك، يجب أن يفهم المساعد الافتراضي عميله جيداً يا عزيزي، وذلك بالاستماع الجيد و الإنصات لما يقوله، ومحاولة الوصول لمقصده وقراءة أفكاره .وذلك سيكون مفيداً في تنفيذ العمل بالصورة المثلى التي يرجوها العميل.

 

مصادر تَعَلُم للمساعدين الافتراضيين virtual assistants

 

منصةALX : هي منصة تعليمية، توفر العديد من المساقات العلمية التي تؤهل الشباب لمجالات العمل المختلفة.

 

ويمكنك الحصول منها على مسار مهارات المساعد الافتراضي. 

 

أكاديمية حسوب: من أهم المنصات التي على الرغم من أنها تركز بشكل رئيسي على تعلم البرمجة،

 

إلا إنها توفر العديد من الكتب والمقالات والدروس في تخصصات شتى باللغة العربية.

 

منصة كورسيرا: يمكنك الاطلاع على مقال كيف تصبح مساعداً افتراضياُ في 2025.

 

والذي ترشح فيه منصة كورسيرا عدداً من الأدوات والبرامج المفيدة، ومنها تخصص Microsoft 365 Fundamentals.

 

 

أفضل الطرق للحصول على عملاء كمساعد افتراضي virtual assistant

 

للحصول على عملاء كمساعد افتراضي، يجب عليك إتباع عدداً من الخطوات:

 

انشيء بورتفوليو قوي: قم بتحديد أنواع الخدمات التي تريد أن تقدمها كمساعد افتراضي، ثم ابرز مهاراتك وخبراتك السابقة في تقديم تلك الخدمات بشكل مبتكر.

 

ويمكنك استخدام برامج تصميم مختلفة لتصميم معرض أعمالك أو البورتفوليو، مثل برنامج Canva.

 

طور من مستواك باستمرار: وذلك بأخذ الكورسات، والالتحاق بالدورات التدريبية. والتي من شأنها رفع مستواك و مهاراتك الحالية لمستوى أعلى وأكثر تقدماً.

 

اقحم نفسك في المجال: انضم إلى المجتمعات الالكترونية المعنية بهذا المجال، لكي تفهم بيئة وطبيعة العمل بشكل أوضح.

وأيضاً تكوين دائرة علاقات قوية تعينك على الوصول إلى عملاء محتملين.

 

اشترك في منصات العمل الحر: يمكنك إنشاء حساب خاص على منصات العمل الحر المختلفة، للحصول على أكبر قدر من العملاء، مثل موقع خمسات، upwork, Fiverr. 

 

مع اتساع مجالات العمل المختلفة تزداد فرص عمل المساعد الافتراضي virtual assistant يوماً بعد يوم.

 

لما تقدمه هذه المهنة من إنجاز وتوفير للجهد والمال، بالإضافة إلى تنفيذ المهام والخدمات بطريقة إبداعية ومبتكرة. وهذا ما يبحث عنه الكثير من رواد الأعمال والمؤسسات.

 

فاغتنم الفرصة يا عزيزي القاريء، وابدأ بتطوير نفسك، وافتح لنفسك باباً جديداً لتحقيق دخل إضافي.